Бережливый офис (LEAN-OFFICE)

Бережливый офис (от англ. Lean Office) – современные принципы организации и совершенствования офисных процессов с использованием методов "бережливого производства". Методы бережливого производства были разработаны в Японии в 1950-х годах, а сама концепция управления базируется на повышении качества продукции при одновременном сокращении расходов. Основателем «бережливого производства» считается Тайити Оно, создававший производственную систему в Toyota. Изначально концепция применялась в автомобилестроении, затем была распространена на другие сферы производства. Сегодня инструменты бережливого офиса применимы к любой организации вне зависимости от сферы деятельности, размера организации и формы собственности: lean-технология реализуется в цепях поставок, управлении проектами, при решении задач эксплуатации оборудования, в здравоохранении (бережливые поликлиники), в управлении территориями (бережливый город, бережливое правительство) и других областях. 

Основой концепции бережливости является понятие ценности, определяемое как набор свойств продукта или услуги, ради которых покупатель и приобретает товар. Все действия и процессы, за которые покупатель не готов платить, согласно бережливому подходу, не добавляют ценности и подлежат оптимизации (являются потерями). Эти потери могут быть связаны как с производственной деятельностью, так и связующими административными процессами, в том числе содержанием офисов. Если устранить различного рода ошибки, переделки, вызванные неэффективной организацией процессов, плохой взаимозаменяемостью сотрудников, перегруженностью документооборотом и прочими, то можно сократить расходы до 70%!!!!

Типичные виды потерь в офисе, которые необходимо выявить и устранить:

• незавершённая работа;
• ошибки в документах;
• нерациональный документооборот и повторная работа с документами;
• дублирование функций;
• простои и ожидания;
• лишние передвижения из-за нерациональной организации рабочего пространства;
• неравномерная загрузка сотрудников;
• нереализованный творческий потенциал сотрудников.

КРАТКО

Lean Office – технология организации офисных процессов и отдельных бизнес-операций в единую систему, в которой эффективны будут все составляющие с точки зрения повышения рентабельности, постоянного поиска оптимальных методов устранения потерь и гибкости, обеспечивающей удовлетворение потребности клиентов. 

ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?

Повышение эффективности бизнес-процессов – один из основных источников развития отечественных предприятий, когда будет исчерпаны возможности снижения стоимости ресурсов. Большинство российских организаций характеризуется низкой операционной эффективностью административных процессов, проще говоря бюрократией с типичными вышеперечисленными потерями. Когда будут исчерпаны все источники сокращения затрат по ресурсам, останется возможность наращивания конкурентных преимуществ за счет снижения внутренних расходов. Осуществить такую оптимизацию можно в том числе за счет применения Lean-инструментов (Канбан, Кайдзен, 5S, JIT, …).

ПОЧЕМУ ЭТО СЛОЖНО?

• Большинство офисных процессов связаны с работой на ПК, поэтому сложно организовать визуальное наблюдение для выявления неэффективных операций и потерь, внедрить систему контроля.
• Сложность расчета офисного цикла (как правило, он существенно длиннее, чем в производственных процессах).
• Негативное влияние исследований на мотивацию сотрудников (создается ощущение напряженности и недоверия).
• Творческий потенциал людей отличается от механизированного производства, в котором процесс гораздо легче стандартизировать.

ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ LEAN-ТЕХНОЛОГИЙ В ОФИСЕ

1. Диагностика состояния офисных процессов
2. Внедрение принципов бережливого офиса
3. Закрепление результатов и создание системы контроля

С ЧЕГО НАЧАТЬ?

Самый понятный и распространенный инструмент - система 5S – система рационализации рабочего места. Пошаговое ее выполнение звучит так:

1. сортируй (освободи пространство от ненужных предметов),
2. соблюдай порядок (рационально размести все объекты в пределах рабочей зоны),
3. содержи в чистоте (систематически наводи уборку),
4. стандартизируй (выполняй первые три операции систематически, запоминай самые эффективные решения, найденные в ходе реализации первых трех шагов),
5. сохраняй достигнутое и совершенствуйся (постоянно ищи пути оптимизации).

Система 5S поможет навести порядок в офисе, настроить персонал на четкое выполнение операций, освободить время для творческой деятельности.

ФАКТЫ

По собственным оценкам за 1 год применения бережливых принципов «Сбербанк» экономит около 11 млрд. рублей.

Государство признает важность бережливых технологий и поддерживает их на различных уровнях. В рамках национального проекта «Производительность труда и занятость населения» оказывается помощь в создании производственных систем, функционирующих в соответствии с принципами «бережливости». 

В Воронежской области 41 предприятие полноценно реализует технологии Lean как в производственной, так и офисной деятельности.

Воронежский институт высоких технологий тоже поддерживает тренд на бережливый офис.

Проект ЭЛИНОС получил грант Фонда поддержки гуманитарных и просветительских инициатив «Соработничество». Он направлен на создание и внедрение электронных сервисов для повышения эффективности взаимодействия всех участников учебного процесса.

За счет использования интеграции инструментов цифровизации с традиционным подходом в образовании достигается переход к новой парадигме организации образовательных услуг с учетом индивидуальной траектории, повышения надпрофессиональных навыков, возможности реализации дополнительного овладения новыми компетенциями преподавательского состава. Непосредственное внедрение предложенных в проекте решений направлено в том числе на реализацию национальной программы «Цифровая экономика» при использовании инструментов бережливого производства.

Используемые инструменты бережливого производства: стандартизация работы, картирование потока создания ценности, визуальное управление.